Classe 2

¿Cómo conectar las ideas que surgen del proceso de escucha¹ con la etapa de co-creación²?

Del proceso de escucha tendremos un listado de ideas que el Equipo Facilitador³ agrupará por similitud, en Grupos Temáticos⁴. Por cada Grupo Temático se formará un Grupo de Trabajo⁵.

La herramienta Cuadro de mando de co-creación está especialmente diseñada para consolidar la información e identificar los Grupos Temáticos.

Los Grupos de Trabajo que se formen tendrán su propia agenda de reuniones y utilizarán diferentes herramientas para ir aumentando el detalle de las soluciones propuestas.

¿Qué son los principios de diseño⁶ y por qué es importante que se establezcan?

Los Principios de Diseño son reglas que permiten tener presentes los valores de trabajo que acepta y comparte tanto el Equipo Facilitador como los Grupos de Trabajo. Servirán como guía mientras se diseñan los prototipos⁷ y se llevan adelante las sesiones de co-creación.

Ejemplos de Principios de Diseño:

1. Identificar y recuperar el conocimiento local sin trasladar modelos ajenos a las necesidades y posibilidades de la comunidad⁸.

2. Trabajar y diseñar soluciones con un amplio espectro de la comunidad.

3. Adoptar el enfoque de género en toda la actuación.

4. Tener en cuenta las condiciones del cambio sistémico y sus diferentes niveles.

5. Contemplar la sostenibilidad en sus aspectos ambiental, económico y social.

Estos enunciados deben tenerse a la vista en todas las sesiones que se realicen, y utilizarse para reenfocar o repensar las soluciones que se desarrollan.

¿Qué son los Grupos de Trabajo y quienes participan en ellos?

Los Grupos de Trabajo son el conjunto de personas que participan en las sucesivas sesiones de co-creación destinadas a desarrollar alguna de las ideas o grupos de ideas. En su configuración tienen que ser lo más diversos posible. Así, es imprescindible que participen:

• Personas de la comunidad, especialmente mujeres y jóvenes.

• Autoridades (Administraciones), agentes públicos.

• Expertos/as⁹.

• Empresas.

• Representación de las organizaciones que forman la plataforma W4P.

• Organizaciones profesionales, de oficios, de trabajadores/as de la comunidad.

Por ejemplo: si trabajamos en una localidad que se dedica a la agricultura, y el reto que abordamos es el empleo de los jóvenes, invitaremos además de a las personas jóvenes de la zona a (i) asociaciones o cooperativas de agricultores/as de la localidad, a (ii) una empresa distribuidora o de acopio, a (iii) un centro de investigación que trabaje en esa zona… (esta lista no es exhaustiva).

¿Cómo invitamos a las personas a participar de los Grupos de Trabajo de Co-creación?

Las invitaciones para participar en Grupos de Trabajo de Co-creación son esenciales y requieren esfuerzo y seguimiento. El formato de la invitación dependerá de las características y las costumbres del lugar.

Se sugiere que el primer contacto tenga en cuenta lo siguiente:

• Personalizar la invitación evitando los mensajes masivos e impersonales.

• Explicar claramente y de forma sencilla.

  - ¿Por qué se contacta a la persona?

  - ¿En qué consiste la sesión y qué se espera de la sesión y del invitado?

• Si es necesario, enviar un folleto o documento explicativo.

• Brindar toda la información necesaria: programa, fecha, hora, lugar, cómo llegar, etc.

• Teléfono o medio de contacto para aclarar dudas.

Adicionalmente, es posible hacer una invitación más general con gráfica callejera, radio o aprovechar eventos públicos para dar a conocer la iniciativa y que las personas interesadas puedan participar.

¿Cómo sería la programación de una sesión de co-creación?

Un ejemplo de programa podría incluir las siguientes actividades (que deberá adaptarse a las costumbre y tiempos locales):

1. Bienvenida e introducción al proyecto.

2. Presentación de la agenda del día y de la metodología de trabajo (30 min).

3. Presentación de las principales conclusiones del proceso de escucha: narrativas¹⁰ identificadas.

4. Descanso.

5. Parte I: Lluvia de ideas y votación (60 min).

6. Parte II: Desarrollo de conceptos (100 min).

7. Presentación de conceptos y futuros prototipos.

8. Conclusiones y próximos pasos.

¿Qué debemos tener en cuenta con relación al espacio donde se realizará sesión?

El ambiente de la sesión de co-creación debe ser lo más relajado posible. Debemos tener en cuenta que en la sesión interactúan personas de diferentes grupos, como agentes públicos, instituciones, personas trabajadoras y ciudadanía. También tener en cuenta las edades, y si los participantes se conocen entre sí -o no- con anterioridad.

En general debemos intentar que el ambiente sea distendido y no demasiado formal; aunque a veces pueda tener o necesitar un momento o introducción más formal o institucional.

¿Qué herramientas podemos utilizar para dinamizar las sesiones de co-creación?

Las herramientas para dinamizar las sesiones de co-creación puedes encontrarlas explicadas en la Clase 3 del Módulo II de Co-creación.

Para más herramientas recomendamos que revises los siguientes manuales:

• The Field Guide to Human-Centered Design Toolkit, diseñado por ideo.org (disponible en inglés, español y portugués).

• Herramientas Prácticas Para Impulsar y Apoyar La Innovación Social¹¹, diseñado por Nesta (disponible en inglés, español y francés).

• Herramientas varias diseñadas por el Danish Design Center (disponibles en inglés).

¿Qué hacemos después de la sesión de co-creación?

Luego de cada sesión deben resumirse y condensarse los resultados. Para esto es imprescindible analizar la información surgida durante la sesión: los post-its, las notas y las posibles grabaciones que hayamos hecho. Extraer conclusiones y hacer una lista de las ideas que hayan surgido.

Cuando informemos esos resultados, en cualquier formato, es importante no citar a nadie en concreto. Si fuera necesario hacer referencia a una intervención en particular utilizar siempre la frase “una persona participante”.

Herramientas para sintetizar y registrar los resultados de una sesión.

Actas de reuniones:

• Minutes es una página web con plantillas que permite redactar actas de reuniones en una plantilla predeterminada y enviar por correo electrónico o guardar.

Cuadros/Infografías:

• Cuadro general de seguimiento de los resultados de las sesiones: Cuadro de mando co-creación, que posee un espacio para resumir los avances de cada sesión de cada grupo de trabajo.

• Cuadro básico para resumir los resultados de preguntas o retos específicos y tener información más detallada de las necesidades o elementos que se hayan identificado.

• Cuadro resumen con resultados de una votación.

Herramientas para el trabajo del Equipo Facilitador (interno)

Durante todo el proceso de escucha, co-creación y prototipado es necesario coordinar y compartir información, así como organizar reuniones y programar las tareas que permitan avanzar en el trabajo de la plataforma de innovación social. Este es parte del trabajo del Equipo Facilitador.

Hay muchas herramientas para mejorar y ser más eficientes en el trabajo del Equipo Facilitador.

• Sli.do: es una aplicación web gratuita que permite que los miembros de un equipo puedan votar ideas y recoger impresiones sobre distintos temas en una reunión, los usuarios pueden identificarse o no. Esta herramienta permite además mantener un registro de los resultados de las actividades de discusión e intercambio.

• Slack: para comunicación entre miembros del equipo, en formato de hilos de chat y con posibilidad de tener la aplicación móvil.

• Asana: para organizar las tareas del equipo y los proyectos, con tareas, calendarios, asignación de actividades, etc.

• Doodle: aplicación que permite organizar reuniones entre varias personas, teniendo en cuenta la disponibilidad de cada una de ellas.

• GoToMeeting: para videoconferencias, como sustituto de Skype dependiendo de las restricciones para acceder a este último.

• Hyperisland Toolkit: página web con recursos¹² para dinamizar reuniones de trabajo.

• The Field Guide to Human-Centered Design Toolkit, diseñado por ideo.org (disponible en inglés, español y portugués).

• Herramientas Prácticas Para Impulsar y Apoyar La Innovación Social, diseñado por Nesta (disponible en inglés, español y francés).

• Herramientas diseñadas por el Danish Design Center (disponibles en inglés).

• Herramienta Cuadro de mando co-creación.

1. Organiza una sesión de co-creación, paso a paso, incluyendo los elementos mencionados en el vídeo de la Clase 2, del Módulo de co-creación.

1. Proceso de escucha : Es un conjunto de herramientas y actividades para conocer en profundidad las necesidades, retos y oportunidades de la comunidad.
2. Co-creación : Proceso liderado por la comunidad en el cual se desarrollan soluciones.
3. Equipo Facilitador : Grupo formado por, al menos, una persona de cada organizaciones que conforman de la Plataforma W4P de cada país. Tiene como función, entre otras, la de planificar, dinamizar y monitorizar el proceso de co-creación y prototipado.
4. Grupo temático : Conjunto de ideas o soluciones, relacionadas por tema o ámbito, identificadas durante el proceso de escucha.
5. Grupo de trabajo : Conjunto de personas que participan de una sesión de co-creación o prototipado, conformado por diferentes perfiles de personas, tanto de la comunidad -en sentido amplio-, como expertos/as. Puede modificarse su composición, aumentar o disminuir su número dependiendo del avance de la idea que se busca desarrollar.
6. Principios de diseño : Son reglas que nos permitirán tener presente los valores de trabajo que aceptamos y compartimos.
7. Prototipo : Es la materialización de una idea o solución para ponerla a prueba, aprender, ajustarla, modificarla o, eventualmente, descartarla.
8. Comunidad : Conjunto de las personas de un territorio o que comparten una problemática común. En sentido amplio se incluye en este concepto a diversos actores: informales (personas), organización no lucrativas (tercer sector), empresas sociales, establecimientos educativos, negocios, gobierno y organizaciones estatales.
9. Experto/a : Persona especializada, con conocimiento o experiencia en una materia.
10. Narrativas: Son las percepciones que tienen las personas y la comunidad sobre su propia vida. Son subjetivas, e influyen de forma determinante en las acciones que creen posibles o imposibles.
11. Innovación social : "Ideas nuevas (productos, servicios y procesos) que satisfacen simultáneamente las necesidades sociales de una forma más eficiente que las existentes y crean relaciones o colaboraciones sociales nuevas y duraderas. Son innovaciones que no solo son buenas para la sociedad, sino que también mejoran la capacidad de la misma para actuar."
12. Recursos: Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad, llevar a cabo una iniciativa o explorar oportunidades. Pueden ser de diversos tipos: económicos, técnicos, humanos, etc.